Visto si stampi online: la bozza approvata dal cliente, con data e nome
Approvazione bozze cliente online per tipografie: un link alla prova grafica, approva o chiedi modifiche, giri contati e visto si stampi con data, ora e nome.
"Va bene, stampate pure", detto al telefono alle sei di sera. Tre giorni dopo il cliente ritira i volantini, nota che il prezzo in offerta è quello vecchio e chiede la ristampa. In prestampa nessuno ricorda quale PDF era stato mandato né chi aveva dato l'ok. L'approvazione delle bozze del cliente online evita questa scena: una prova, un link, una risposta scritta legata al lavoro.
Il secondo problema è più silenzioso: i giri di bozza. Una correzione, poi un'altra, poi "ultima cosa". Nessuno li conta, e il tempo del grafico sparisce dal margine. Qui vediamo cos'è il visto si stampi, cosa conviene registrare e come funziona la prova grafica online di Carta, il gestionale per tipografie di UXIO.
Il visto si stampi: cos'è e a cosa serve
Il visto si stampi è la conferma con cui il cliente dichiara che la bozza è corretta e che il lavoro può andare in macchina. Nella pratica serve come prova d'accordo sui contenuti: se dopo la consegna si discute di un refuso già presente nella bozza, il visto mostra che il cliente l'aveva visto e approvato.
Non copre tutto: un difetto nato in stampa o in allestimento resta un tema della tipografia, e quanto pesa il visto in una contestazione dipende dalle condizioni di vendita e dal caso concreto. Per gli aspetti legali serve un consulente; qui ci concentriamo su come raccoglierlo bene.
Cosa conviene registrare ogni volta
Un visto si stampi utile il giorno di una contestazione risponde a sei domande:
- Quale bozza: il file esatto mostrato al cliente, non "il PDF di martedì".
- Quale giro: prima prova, seconda, terza.
- Quando è partita la prova e quando è arrivata la risposta.
- Se il cliente l'ha aperta: non è la stessa cosa di "l'ho mandata".
- Chi ha deciso: nome e cognome di chi approva, non solo l'indirizzo email.
- Cosa ha chiesto il cliente quando non ha approvato, con le sue parole.
Un "ok" su WhatsApp risponde a una o due di queste domande. Un'email con PDF a tre o quattro, se l'allegato è davvero l'ultimo: dopo "bozza_def2" e "bozza_def_OK" nessuno ne è più sicuro.
Come funziona la prova grafica online in Carta
In Carta il file del cliente vive in Produzione › File dei clienti, collegato a cliente, preventivo, commessa o ordine di lavoro, con uno stato che segue la lavorazione: Ricevuto, Da verificare, Non conforme, In lavorazione, Bozza inviata, Approvato, Pronto per la stampa.
- Controllo prestampa. Nella scheda del file, Controllo prestampa raccoglie risoluzione, abbondanza, profilo colore, pagine e problemi rilevati, ciascuno Bloccante o Da segnalare.
- Caricare la bozza. Nella scheda Allegati, sotto Bozza da mostrare al cliente, si carica l'immagine o il PDF che il cliente vedrà.
- Mandare la prova. Sulla riga del file, Manda la prova al cliente chiede un messaggio facoltativo e crea il giro. Carta mostra il link, che si recupera con Copia il link della prova e si manda al cliente per email o in chat. Il file passa a Bozza inviata.
- Il cliente decide. Apre il link senza registrarsi e vede "Prova grafica · Giro 1", la data di invio, il messaggio e la bozza. Scrive nome e cognome e sceglie Approvo, si può stampare oppure Chiedo una modifica, scrivendo cosa va cambiato.
- Carta registra. L'apertura del link viene registrata; la decisione con data, ora, nome dichiarato e indirizzo IP, e non si può decidere due volte. Se il cliente approva il file passa ad Approvato, altrimenti torna In lavorazione con la sua richiesta.
- Il giro successivo. Il grafico corregge, carica la nuova bozza e rimanda la prova: diventa il giro 2, e il giro 1 resta com'era nella scheda Approvazioni.
La pagina che il cliente apre dal link: niente login, una bozza e due scelte.
Nell'elenco File dei clienti ogni riga mostra versione, preventivo o commessa, stato, grafico assegnato e la colonna Giri, che diventa rossa oltre il secondo giro.
File dei clienti: stato della bozza e giri di approvazione a colpo d'occhio.
In dashboard, il riquadro Scadenze dei prossimi giorni elenca le prove ferme dal cliente ("In attesa da 4 giorni") e le segna in ritardo dal terzo giorno. Se il cliente manda un file nuovo, Nuova versione crea la versione successiva lasciando intatta la precedente: "aveva approvato la versione due" resta dimostrabile anche dopo la tre.
Un esempio: tre giri per un pieghevole
Esempio illustrativo. Lunedì parte il giro 1 di un pieghevole a tre ante; la sera il cliente chiede di cambiare due foto. Il giro 2 parte martedì, ma il cliente lo apre solo giovedì (intanto il riquadro Scadenze lo segnala) e chiede di correggere un orario. Venerdì il giro 3 viene approvato alle 9:40 da "Marco Bianchi".
Sul file restano tre giri, due richieste di modifica scritte dal cliente e un'approvazione con data, ora e nome. Se dopo la consegna salta fuori un errore che era già nel giro 3, sapete cosa era stato approvato. E sapete che quel lavoro ha richiesto tre giri: un dato utile al prossimo preventivo per lo stesso cliente.
La produzione aspetta il visto
Sulla Bacheca c'è lo stato In attesa cliente, pensato per i lavori fermi in attesa di un'approvazione o di un file: l'ordine di lavoro resta visibile come fermo invece di finire in coda alla macchina. Come si muovono commesse e ordini di lavoro dal preventivo alla consegna è spiegato nella guida sulla gestione delle commesse in tipografia.
La bacheca: i lavori in attesa del cliente restano fermi e visibili.
Per chi è
- Prestampa e grafici, che ricevono i file, preparano le bozze e oggi rincorrono le risposte.
- Capi produzione, che vogliono sapere cosa è davvero pronto per la macchina.
- Titolari, che vogliono una risposta scritta quando un cliente contesta una tiratura.
Confronto con le alternative di oggi
| Email con PDF | Visto firmato su carta | Tool di proofing generico | Carta | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Bozza esatta legata alla risposta | Dipende dall'allegato | No | Sì, se si conserva il foglio | Sì | Sì |
| Giri numerati | No | No | No | Sì | Sì |
| Apertura del link registrata | No | Parziale | No | Spesso | Sì |
| Nome, data e ora della decisione | Parziale | Parziale | Sì | Sì | Sì |
| Collegata a preventivo e commessa | No | No | No | No | Sì |
| La produzione sa che deve aspettare | No | No | No | No | Sì, con la bacheca |
I tool di proofing generici fanno bene la revisione, ma vivono fuori dal gestionale: la prova non sa a quale commessa appartiene. Se il cliente arriva dal vostro sito, la "bozza da approvare online" gli è già stata promessa prima della richiesta: vedi il preventivo di stampa online dal sito della tipografia.
Limiti da conoscere
- Non è una firma digitale. Carta registra nome dichiarato, data, ora e indirizzo IP: un'approvazione documentata.
- Niente annotazioni sulla bozza. Il cliente descrive le modifiche a parole; non può disegnare o commentare direttamente sull'immagine.
- Il link lo mandate voi. Carta genera il link della prova; i modelli di messaggio e le automazioni non sono ancora componibili.
- Nessun portale cliente con login. Il cliente usa i link personali di preventivo e prova.
- Una bozza per file. Una nuova bozza caricata sullo stesso file sostituisce la precedente; per conservare l'immagine di ogni giro conviene una Nuova versione, che però riparte con il suo conteggio dei giri.
Domande frequenti
Che cos'è il visto si stampi?
È la conferma con cui il cliente dichiara che la bozza va bene e che il lavoro può andare in macchina. Fissa quale versione è stata approvata, da chi e quando: è il riferimento comune se dopo la consegna si discute di testi, impaginazione o colori.
Il visto si stampi solleva la tipografia dalla responsabilità?
Non in assoluto. Documenta che il cliente ha approvato quella bozza, quindi aiuta quando l'errore era già visibile lì, per esempio un refuso. I difetti nati in stampa o in allestimento restano un tema della tipografia. Il peso preciso dipende dalle condizioni di vendita e dal caso: per una valutazione serve un consulente.
Si può dare il visto si stampi via email?
Sì, molte tipografie lo raccolgono così. Il punto debole è ricostruire a quale PDF si riferiva l'ok. Con Carta il cliente approva dalla pagina della prova, che mostra la bozza di quel giro, e la decisione resta sul file con data, ora, nome dichiarato e indirizzo IP.
Chi paga la ristampa se l'errore era nella bozza approvata?
Dipende da quanto concordato in condizioni di vendita e preventivo. In generale, se l'errore era già nella bozza approvata, l'approvazione è l'elemento su cui la tipografia può appoggiarsi. Per questo conviene che il visto riporti sempre giro, data e nome di chi ha approvato.
Il cliente deve registrarsi per approvare la bozza?
No. Apre il link personale della prova dal telefono o dal computer, scrive nome e cognome e sceglie Approvo, si può stampare oppure Chiedo una modifica. Nessun account, nessuna password.
Come si contano i giri di bozza in Carta?
Ogni invio della prova è un giro numerato che non cancella il precedente. Nell'elenco File dei clienti la colonna Giri li conta e diventa rossa oltre il secondo. La scheda Approvazioni del file elenca ogni giro con esito, date, nome e richiesta del cliente.
Inizia
La prova grafica è una parte del flusso di Carta, dal preventivo al consuntivo: il quadro completo è nella panoramica sul gestionale per tipografie. Per vedere come una tipografia presenta catalogo e prezzi ai clienti, apri la tipografia Demo.
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