Come scegliere un gestionale per tipografie che segua tutto il lavoro
Gestionale per tipografie e centri stampa: cosa deve coprire dal preventivo alla consegna, 10 domande da fare prima di sceglierlo e come lo fa Carta.
Il preventivo è un file Excel che conosce bene solo chi l'ha scritto. L'ordine diventa un foglio stampato che gira per il reparto, la priorità si decide a voce al mattino e a fine mese nessuno sa dire quale lavoro ha guadagnato e quale no. Se in tipografia ogni dato viene ricopiato tre volte, prima o poi una delle tre copie è sbagliata.
Cercare un gestionale per tipografie di solito parte da qui. Molti gestionali sanno fare fatture e anagrafiche, ma non sanno calcolare una stampa.
Questa guida serve a scegliere: cosa deve coprire un gestionale pensato per la stampa, quali domande fare al fornitore prima di firmare, e come Carta copre il percorso di un lavoro dalla richiesta del cliente al consuntivo.
Perché un gestionale generico non basta
Una tipografia non vende articoli da magazzino: vende lavorazioni. Lo stesso volantino A5 costa in modo diverso se cambia la carta, la quantità, la macchina su cui va o la plastificazione. Un gestionale generico non conosce nessuna di queste variabili, quindi il prezzo si calcola fuori, su un foglio personale, e si ricopia dentro.
Il secondo limite è la produzione: un software contabile registra l'ordine, ma non sa che il lavoro passa da stampa, taglio e confezionamento, né che senza il visto si stampi non si parte.
Il terzo è il ritorno dei dati: se nessuno registra quanto è durata davvero una fase o quanta carta è andata in scarto, il preventivo successivo nasce con gli stessi errori del precedente.
Il percorso di un lavoro: dove oggi si ricopia il dato
Prima di guardare i software, metti in fila i passaggi di un lavoro e segna dove il dato viene riscritto a mano: sono i punti che il gestionale deve coprire.
| Passaggio | Come succede spesso oggi | Cosa deve fare il gestionale |
|---|---|---|
| Richiesta del cliente | Email o telefonata, appunti su un foglio | Cliente con il suo listino già associato |
| Preventivo | Excel personale, PDF fatto a mano | Prezzo calcolato da carta, pose, avviamento e tempi |
| Accettazione | "Va bene" al telefono | Accettazione registrata, con data |
| Bozza e visto si stampi | File via email, approvazione a voce | Prova con link, approvazione scritta, giri contati |
| Ordine al reparto | Scheda ricopiata dal preventivo | Commessa e fasi create dal preventivo, senza riscrivere |
| Pianificazione | Lavagna, priorità a voce | Calendario per macchina e stato di ogni lavoro |
| Carta e supporti | Si scopre a metà lavoro che manca | Prenotazione del materiale e segnale di sotto scorta |
| Consuntivo | Nessuno, o a sensazione | Tempi e consumi reali confrontati con il previsto |
Se un software copre solo le prime due righe è un preventivatore. Se copre solo le ultime è un gestionale di produzione. Un MIS per la stampa le collega tutte.
Come Carta copre il percorso, passo per passo
- Prodotti come ricette. In Catalogo › Prodotti ogni prodotto ha attributi (formato, carta, stampa, finiture), distinta materiali, ciclo di lavorazione e regole di prezzo. Le carte sceglibili arrivano dal magazzino, e Duplica crea un prodotto nuovo partendo da uno che funziona.
- Preventivo calcolato. Nel Preventivatore si sceglie cliente e prodotto e il prezzo si aggiorna a ogni modifica, con listino e sconto del cliente già applicati. Più prodotti stanno nello stesso preventivo. I dettagli sono nella pagina sul software per i preventivi di stampa.
- Invio e accettazione con link. Il cliente apre il preventivo senza login, lo accetta o lo rifiuta; nell'elenco la colonna Letto dice se l'ha aperto.
- Prova grafica approvata online. Da File dei clienti si manda la prova con Manda la prova al cliente: il cliente approva o chiede modifiche scrivendo cosa cambiare, e finché non approva il lavoro resta in attesa cliente. Come funziona il visto si stampi online è spiegato a parte.
- Commessa in un clic. Sul preventivo accettato Converti in commessa crea la commessa, un ordine di lavoro per riga, le fasi dal ciclo e la prenotazione dei materiali. Prezzi e costi restano quelli pattuiti.
Le commesse con ricavo, costo previsto e costo reale sulla stessa riga.
- Pianificazione e stato. Nel Calendario le fasi da pianificare si trascinano sulla macchina; nella Bacheca ogni ordine di lavoro è una scheda nella colonna del suo stato: lavoro da fare, in lavorazione, in attesa materiale, in attesa cliente, pronto.
La bacheca: si vede subito cosa è fermo e perché.
- Reparto sul tablet. L'operatore entra nel terminale con il PIN, apre il lavoro dalla coda o dal QR della scheda, preme Avvia, Pausa, Completa e indica pezzi buoni e scarti. Alla chiusura Carta scarica i materiali consumati e registra il tempo reale.
- Magazzino collegato. In Materiali si vedono giacenza, quantità impegnata e sotto scorta; Riordina sotto scorta prepara le bozze degli ordini fornitore.
- Consuntivo. Preventivo vs consuntivo separa lo scostamento su materiale, macchine e manodopera, e la Taratura dallo storico sulla macchina usa i tempi reali per i preventivi successivi. Il tema è approfondito nella pagina sul margine reale della commessa.
Previsto e reale affiancati: lo scostamento si legge per voce.
Checklist: 10 domande da fare prima di scegliere
Portala alla demo di qualunque fornitore, Carta compreso.
- Il prezzo di un prodotto si calcola da carta, pose, avviamento e tempo macchina, o va inserito a mano?
- Se domani la carta aumenta, cosa succede ai preventivi già inviati?
- Posso avere listini diversi per rivenditori, agenzie e clienti finali, con fasce di quantità?
- Il commerciale può non vedere costo e margine, mentre il titolare li vede?
- Il cliente può accettare il preventivo e approvare la bozza da un link, con traccia scritta?
- Dal preventivo accettato si arriva alla scheda di reparto senza ricopiare nulla?
- Chi è in macchina registra tempi e scarti, e con quale strumento?
- So quale carta è impegnata dai lavori aperti, non solo quale è a scaffale?
- A fine lavoro vedo il margine reale accanto a quello previsto?
- Cosa non fa il software (fatturazione, import, integrazioni) e come si colma il buco?
Per chi è Carta
Carta è pensato per tipografie e centri stampa digitale e offset, service di grande formato e laboratori di personalizzazione tessile (DTF) che hanno più persone tra banco, prestampa e reparto. Ogni ruolo vede la sua parte: il commerciale i preventivi, il grafico le prove, l'operatore solo il terminale. Su Carta lavorano più tipografie, ognuna con i propri dati separati.
Confronto con le alternative di oggi
| Excel | Carta e lavagna | Gestionale generico | Carta | |
|---|---|---|---|---|
| Calcolo del prezzo di stampa | Formule personali, fragili | A memoria | No | Da ricetta, formule e macchine |
| Preventivo uguale tra due persone | Raramente | No | Solo se il prezzo è fisso | Sì, stesso calcolo per tutti |
| Accettazione e bozza con traccia | No | No | Di solito no | Link con accetta, approva, chiedi modifiche |
| Passaggio al reparto | Ricopiato | Foglio a mano | Ordine senza fasi | Commessa, ordini di lavoro e fasi |
| Tempi reali di reparto | No | No | No | Terminale su tablet |
| Carta impegnata e sotto scorta | No | No | Giacenza semplice | Prenotazione, scarico e riordino |
| Margine reale per lavoro | No | No | Solo contabile | Preventivo vs consuntivo |
| Fatturazione elettronica | No | No | Sì | No |
Limiti da conoscere
Carta non fa tutto, ed è meglio saperlo prima:
- niente fatturazione elettronica: la fattura resta al gestionale contabile;
- niente import o export CSV e niente API pubblica o webhook, per ora: listini e anagrafiche si inseriscono dal pannello;
- niente portale cliente con login: il cliente usa i link del preventivo e della prova;
- il lettore barcode non è ancora attivo e lo scarico di magazzino non sceglie il lotto (si valorizza a costo medio);
- i messaggi automatici al cliente non sono ancora personalizzabili.
Domande frequenti
Che differenza c'è tra MIS e gestionale per la stampa?
Un gestionale classico gestisce anagrafiche, documenti e contabilità. Un MIS per la stampa (Management Information System) sa anche come si produce: calcola il preventivo da carta, pose, avviamento e tempi macchina, pianifica le fasi in reparto e confronta il previsto con il reale. Carta è un MIS: copre preventivo, prove grafiche, commesse, reparto, magazzino e consuntivo, ma non la fatturazione elettronica.
Un gestionale generico può fare i preventivi di stampa?
Può emettere un documento con un prezzo, ma il prezzo va calcolato altrove, di solito su Excel. Non sa quante pose stanno in un foglio, quanto costa l'avviamento di una macchina o quanto scarto prevedere. In Carta ogni prodotto è una ricetta con attributi, distinta materiali, ciclo di lavorazione e formule, e il prezzo esce dal calcolo.
Carta fa anche la fatturazione elettronica?
No. Carta si ferma alla consegna e al consuntivo del lavoro: la fattura elettronica resta al gestionale contabile o al commercialista. Oggi non c'è nemmeno un'esportazione CSV o un'API pubblica per passare i dati in automatico, quindi va messo in conto prima di scegliere.
Gli operatori di reparto devono usare il gestionale?
Non il pannello. In reparto si usa il terminale, una schermata per tablet su /terminale a cui si entra con un PIN: l'operatore vede la coda dei lavori o inquadra il QR della scheda, avvia, mette in pausa e completa la fase indicando pezzi buoni e scarti. Non vede costi, margini né prezzi.
Si può vedere Carta prima di richiedere una demo?
Sì, in parte. Su carta.uxio.it/p/demo c'è la pagina pubblica di una tipografia di esempio, con catalogo e prodotti configurabili che mostrano il prezzo calcolato. Il pannello interno, con preventivi, commesse e reparto, si vede durante la demo guidata.
Inizia
Porta alla demo un preventivo che fai spesso e la checklist qui sopra. Intanto puoi aprire la tipografia di esempio e configurare un prodotto, oppure leggere tutte le guide.