Preventivi di stampa in pochi minuti, con lo stesso prezzo per tutti
Software preventivi stampa per tipografie: prezzo calcolato a ogni scelta, listini per cliente con fasce di quantità, soglia di margine e accettazione da link.
Il cliente chiede 500 biglietti da visita su carta da 350 grammi, plastificati, con consegna entro venerdì. Per rispondere bisogna aprire il foglio Excel, ricordarsi quante pose stanno nel foglio, aggiungere l'avviamento, controllare se quel cliente ha uno sconto. Mezz'ora dopo il prezzo è pronto, e se lo stesso lavoro lo calcola un collega il numero è diverso.
Un software per i preventivi di stampa serve a togliere di mezzo proprio questa parte: il calcolo rifatto a mano ogni volta, le regole che stanno nella testa di una sola persona, il dubbio se lo sconto concesso lascia ancora un margine.
In Carta il preventivo si prepara nel Preventivatore: si sceglie il prodotto, si cambiano le opzioni e il prezzo si aggiorna mentre si lavora. Sotto vediamo come funziona, come si gestiscono listini e fasce di quantità e cosa succede dopo l'invio.
Perché i preventivi su Excel non tornano
Il foglio Excel funziona finché lo usa chi l'ha costruito. Poi arrivano i problemi:
- formule nascoste e copiate: ogni versione del file ha piccole differenze, e nessuno sa quale sia quella giusta;
- listini a memoria: il rivenditore ha il 15%, l'agenzia ha prezzi concordati, ma lo sa solo chi segue quel cliente;
- prezzi della carta vecchi: il costo nel foglio è quello di sei mesi fa;
- nessuna soglia: uno sconto in più al telefono e il lavoro va in perdita senza che nessuno se ne accorga;
- nessuna traccia dopo l'invio: il PDF parte per email e non si sa se il cliente l'ha aperto.
Il calcolo vero e proprio, con pose per foglio, avviamento e costo orario della macchina, è spiegato nella guida su come calcolare un preventivo di stampa. Qui ci interessa lo strumento che lo fa al posto tuo.
Come funziona il Preventivatore di Carta
- Scegli il cliente. Listino e sconto abituale associati in anagrafica entrano subito nel calcolo, senza riapplicarli a mano.
- Scegli categoria e prodotto. Il form si costruisce dagli attributi della ricetta: per i biglietti compaiono formato, carta e stampa, e i campi che non c'entrano restano nascosti. Le carte proposte sono quelle caricate a magazzino e ammesse per quel prodotto.
- Indica la quantità ed eventuali note di riga o uno sconto di riga.
- Guarda il riquadro "Prezzo della riga". A ogni modifica mostra prezzo al pezzo, tempo di produzione e consegna stimata; a chi ha il permesso anche costo industriale, ricarico e margine.
- Aggiungi al preventivo. La riga entra nel carrello e si configura la successiva: un'offerta con biglietti, volantini e un banner si fa in una volta.
- Crea il preventivo quando il carrello è completo. Prima di quel clic non viene salvato nulla, quindi si possono provare più varianti senza lasciare bozze a metà.
Il prezzo della riga si aggiorna a ogni opzione scelta.
Se un prezzo sembra strano, il Simulatore esegue la stessa ricetta e mostra la traccia di calcolo: ogni passaggio, con il valore che ne è uscito, fino al prezzo cliente.
Listini per cliente e fasce di quantità
In Catalogo › Listini si creano i listini con tipologia (Retail, Agenzie, Rivenditori, VIP o personalizzato), priorità, validità e l'eventuale listino Predefinito. Ogni regola vale per tutto, per una categoria o per un prodotto, e ha un Effetto: ricarico %, sconto %, prezzo unitario fisso, prezzo minimo o Matrice per fasce. Quando più regole si applicano, vince la più specifica.
Un listino per ogni tipo di cliente, con priorità e predefinito.
Con la matrice per fasce c'è l'opzione Interpola fra le fasce, che evita il salto di prezzo al cambio di fascia. Un esempio con numeri inventati:
| Fascia | Prezzo unitario impostato | Quantità richiesta | Senza interpolazione | Con interpolazione |
|---|---|---|---|---|
| 250-499 pezzi | 0,12 € | 375 | 0,12 € | 0,10 € |
| 500-999 pezzi | 0,08 € | 500 | 0,08 € | 0,08 € |
A 375 pezzi la quantità sta a metà strada tra l'inizio della fascia (250) e l'inizio della successiva (500), quindi il prezzo si sposta a metà tra 0,12 e 0,08 €. Il prezzo scende in modo graduale, non a scalino.
Margine minimo e permessi: chi vede cosa
Ogni prodotto ha nella scheda Prezzo un margine minimo. Se uno sconto lo fa scendere sotto, Carta mostra un avviso di marginalità sotto soglia e, a seconda di come è impostato il prodotto, si limita ad avvisare, richiede l'approvazione di un responsabile oppure non lascia salvare il preventivo a quel prezzo. L'avviso compare già nel riquadro della riga, prima di creare il preventivo.
Anche quello che si vede dipende dal ruolo:
- il Commerciale vede prezzo, tempi e consegna, ma non costo industriale e margine;
- il Commerciale senior vede il margine e può applicare sconti oltre la soglia del ruolo;
- Forzare il prezzo e Approvare sotto margine sono permessi a parte, assegnati a chi decide.
Lo sconto oltre soglia smette così di essere un'abitudine.
Dopo il calcolo: invio, lettura e revisioni
Nell'elenco Preventivi ogni riga ha numero, cliente, stato, totale, margine (per chi può vederlo), validità e la colonna Letto. Dal menu della riga:
- Vedi come il cliente apre la pagina pubblica, la stessa che riceve lui;
- Stampa produce il PDF con la carta intestata;
- Segna come inviato porta il preventivo a inviato e rende condivisibile il link;
- Crea revisione duplica il preventivo con il numero di revisione successivo, e chiede se mantenere i prezzi attuali o ricalcolarli con costi e listini di oggi.
Stato, margine e lettura del cliente nello stesso elenco.
Il cliente apre il link senza login e preme accetta o rifiuta; il motivo del rifiuto finisce nelle analisi sulle perdite. Prezzi e costi restano congelati nel preventivo: se la carta aumenta domani, l'offerta di ieri non cambia. Sul preventivo accettato Converti in commessa passa il lavoro alla produzione senza ricopiare nulla.
Per chi è
Per chi sta al banco o fa il commerciale in una tipografia, in un centro stampa digitale o in un service di grande formato e prepara preventivi ogni giorno, e per il titolare che vuole un prezzo coerente tra le persone e una soglia di margine che nessuno può scavalcare per distrazione. Se vendi anche a misura libera, banner o capi DTF, c'è una pagina dedicata ai preventivi di grande formato e DTF. Se vuoi che il cliente configuri il prodotto da solo dal tuo sito, vedi il configuratore di preventivi online.
Confronto con le alternative
| Foglio Excel personale | Listino cartaceo | Gestionale generico | Carta | |
|---|---|---|---|---|
| Prezzo da carta, pose e avviamento | Se il foglio è fatto bene | No, prezzi fissi | No | Sì, dalla ricetta |
| Stesso prezzo tra colleghi | Dipende dal file | Sì, ma rigido | Solo prezzi fissi | Sì |
| Listini per cliente con fasce | A mano | Un listino per tutti | Spesso sì | Sì, con interpolazione |
| Soglia di margine | No | No | No | Avviso, approvazione o blocco |
| Costo e margine nascosti al commerciale | No | Non applicabile | Raramente | Permessi per campo |
| Preventivo con più prodotti | Sì, a mano | No | Sì | Sì, carrello multi-riga |
| Lettura e accettazione del cliente | No | No | Di solito no | Link con colonna Letto |
| Prezzi congelati e revisioni | No | No | Parziale | Copia dei costi e revisioni numerate |
Limiti onesti
- Niente import CSV dei listini: i prezzi concordati si inseriscono dal pannello.
- Messaggi al cliente non personalizzabili: il testo dell'invio non si compone ancora da modelli.
- Niente portale cliente con login: il cliente usa il link del singolo preventivo.
- Niente fatturazione elettronica: il preventivo diventa commessa, la fattura resta al gestionale contabile.
- Il prezzo è buono quanto la ricetta: prodotti, carte e macchine vanno configurati all'inizio. Duplica su un prodotto esistente accorcia molto il lavoro.
Domande frequenti
Si può fare un preventivo con più prodotti diversi?
Sì. Nel Preventivatore si configura un prodotto, si preme «Aggiungi al preventivo» e si passa al successivo: biglietti, volantini e uno striscione stanno nello stesso documento, ognuno con la sua configurazione. Finché le righe sono nel carrello non viene salvato nulla; il preventivo nasce quando si preme «Crea il preventivo».
Il commerciale vede costo industriale e margine?
Dipende dal ruolo. Il ruolo Commerciale vede prezzo, tempo e consegna stimata ma non costo industriale e margine; il Commerciale senior vede anche il margine e può applicare sconti oltre soglia. Sono permessi sul singolo campo, modificabili da chi amministra Carta.
Se aumenta il prezzo della carta, cambiano i preventivi già inviati?
No. Ogni preventivo conserva una copia dei costi, delle tariffe e delle versioni delle formule usate per calcolarlo. Il nuovo prezzo vale dal preventivo successivo. Se serve aggiornare un'offerta, «Crea revisione» chiede se mantenere i prezzi attuali o ricalcolarli con costi e listini di oggi.
Come so se il cliente ha letto il preventivo?
Il preventivo si invia con un link che il cliente apre senza login. Alla prima apertura Carta lo registra: lo stato passa a visualizzato e nell'elenco preventivi la colonna «Letto» lo mostra. Dalla stessa pagina il cliente può accettarlo o rifiutarlo indicando il motivo.
Posso importare i miei listini da Excel?
Non ancora: l'import e l'export CSV non ci sono. Listini e fasce di quantità si inseriscono in Catalogo › Listini. Per molti prodotti però non serve un listino scritto: il prezzo nasce dalla ricetta e il listino si limita a ricarichi, sconti o prezzi concordati per alcuni clienti.
Inizia
Prova a configurare un prodotto nella tipografia di esempio: il prezzo che vedi è calcolato dalla stessa ricetta che usa il Preventivatore. Poi porta alla demo un preventivo che oggi fai su Excel e confrontiamo i numeri. Le altre pagine sono in tutte le guide.