Calcolare un preventivo di stampa voce per voce, con un esempio vero

Il cliente chiede 500 biglietti da visita, fronte e retro, su cartoncino opaco. Apri il foglio Excel, inserisci la quantità, il prezzo esce. Ma non sai più se quella cella tiene conto della pinza, se l'avviamento è ancora quello di due anni fa, se il tempo del taglio c'è o è stato dimenticato.

Il problema non è la matematica: sono le voci che restano fuori. Un preventivo di stampa sbagliato raramente lo è di molto, ma lo è sempre nella stessa direzione, e sulle piccole tirature quella differenza è il tuo margine.

Questa guida fa il calcolo completo di un lavoro di piccolo formato, voce per voce, con numeri di esempio dichiarati. È lo stesso ordine in cui Carta costruisce il prezzo, quindi alla fine vedrai anche dove il gestionale toglie il lavoro a mano.

Perché i conti a mano sbagliano sempre per difetto

Ci sono tre errori ricorrenti, e nessuno dei tre si vede guardando il prezzo finale.

1. Le pose calcolate per area. 320 × 450 diviso 85 × 55 fa 30, ma la macchina afferra il foglio con la pinza e su quella banda non stampa. Il foglio utile è più piccolo, e i pezzi non si incastrano come numeri.
2. Lo scarto in percentuale. Un 3% su 24 fogli è un foglio solo. Per andare a registro la macchina ne butta di più, qualunque sia la tiratura.
3. Le fasi dimenticate. Preparazione del file, taglio, confezionamento: pochi minuti ciascuna, che però si pagano su ogni lavoro, anche su quello da 100 pezzi.

Esempio completo: 500 biglietti da visita su SRA3

Tutti i numeri che seguono sono di esempio: sostituiscili con i costi della tua tipografia. La logica non cambia.

Il lavoro: 500 biglietti 85 × 55 mm, stampa 4/4, patinata opaca 350 g in fogli SRA3 320 × 450 mm, senza plastificazione.

I parametri: pinza 10 mm, abbondanza 2 mm condivisa fra pezzi vicini, spazio di taglio 0, scarto di avviamento 8 fogli, costo foglio 0,1734 €.

Passo 1: le pose per foglio

Il foglio utile, tolta la pinza, è 320 × 440 mm. Il passo di ripetizione è il pezzo più l'abbondanza condivisa: 87 × 57 mm.

Su un cartoncino da 350 g il verso fibra di solito vincola l'orientamento, quindi la rotazione non è ammessa: valgono 21 pose.

Passo 2: i fogli e la carta

• Fogli netti: 500 ÷ 21 = 23,8, arrotondato a 24.
• Scarto: il maggiore fra 8 fogli fissi e il 3% di 24 (1 foglio) = 8.
• Fogli totali: 32. Carta: 32 × 0,1734 € = 5,55 €.

Con il calcolo per area avresti messo in conto 17 fogli invece di 32.

Passo 3: macchina, avviamento e click

Per la stampa digitale, nell'esempio: velocità 2.600 fogli/ora su cartoncino oltre i 300 g, efficienza 85%, costo orario 12 €, costo di avviamento 2,50 €, click colore 0,29 €.

• Passaggi: 32 fogli × 2 facciate = 64. Tempo teorico 89 secondi, che con l'efficienza all'85% diventano 105, più 3 minuti di avviamento: 4 min 45 s.
• Avviamento 2,50 € + tempo macchina 0,95 € + click 64 × 0,29 € = 18,56 €.

Passo 4: tutte le fasi del ciclo

Passo 5: ricarico, arrotondamento, margine

• Ricarico 70% sul costo: 43,85 × 1,70 = 74,54 €.
• Arrotondamento commerciale: 79,00 €, cioè 0,158 € al pezzo.
• Margine: 79,00 − 43,85 = 35,15 €, il 44,5% sul prezzo.

Il dato che conta: la carta è solo il 13% del costo. Click, tempi e struttura fanno il resto, e sono proprio le voci che a mano si stimano a occhio.

Come lo calcola Carta

In Carta questo conto non lo rifai a ogni preventivo: lo descrivi una volta, nel prodotto e nelle macchine.

1. In Macchine inserisci per ogni macchina Pinza, Scarto di avviamento ed Efficienza; nella scheda Tariffe il Costo orario, il Costo avviamento e il Click colore; nella scheda Velocità i fogli/ora, anche diversi per grammatura.
2. Nei parametri dell'azienda imposti il Costo orario di struttura: senza, i margini che leggi sono più alti di quelli veri.
3. Il prodotto è una ricetta: Attributi (formato, carta, stampa), Distinta con la formula di consumo carta, Ciclo con le fasi, Prezzo con ricarico, marginalità minima e arrotondamento.
4. Il calcolo delle pose è automatico: prova dritto, ruotato e misto, e sceglie il migliore. Da 250 g in su la rotazione è esclusa, salvo diversa impostazione.
5. Nel Simulatore scegli prodotto e quantità e leggi la Traccia di calcolo riga per riga, con le Voci di costo fino al prezzo cliente.

Il simulatore: ogni euro del prezzo ricondotto alla sua origine.

Pinza, scarto ed efficienza si impostano una volta sulla macchina.

Quando il conto è descritto, il commerciale non lo vede più: nel Preventivatore sceglie cliente, prodotto e opzioni, e il riquadro Prezzo della riga mostra prezzo, prezzo al pezzo e tempo di produzione; a chi ha il permesso anche costo industriale, ricarico e margine. Come si organizza il lavoro del banco attorno a questo è spiegato nella pagina sul software per i preventivi di stampa.

Il preventivatore ricalcola a ogni modifica delle opzioni.

Per chi è questa guida

• Commerciali e addetti al banco che devono rispondere in pochi minuti e vogliono capire da dove viene il numero.
• Titolari che sospettano che i prezzi di listino non coprano più i costi.
• Chi prepara i listini e vuole un metodo ripetibile, non un foglio che conosce solo chi l'ha scritto.

Confronto con i metodi di oggi

Limiti da sapere

• Carta parte dai tuoi numeri: costi orari, velocità e scarti vanno inseriti. Se sono sbagliati, il prezzo è sbagliato con precisione. Il confronto tra tempi previsti e reali aiuta a correggerli: ne parliamo nella guida al margine reale della commessa.
• Ogni preventivo congela i costi del momento: cambiare il prezzo della carta vale dal preventivo successivo, non per quelli già fatti.
• Non c'è import da CSV dei vecchi listini Excel: prodotti e costi si configurano nel gestionale.
• Per banner, adesivi e t-shirt il calcolo cambia, perché si ragiona in m² e bobina: è la pagina sui preventivi per il grande formato e il DTF.

Domande frequenti

Quali voci di costo entrano in un preventivo di stampa?

Cinque famiglie: la carta (fogli netti più scarto di avviamento), la macchina (avviamento, tempo e click), la manodopera di ogni fase, dalla preparazione del file al confezionamento, il costo orario di struttura e infine il ricarico. La somma delle prime quattro è il costo industriale: il prezzo nasce da lì, non da un listino copiato.

Quanti pezzi escono da un foglio SRA3?

Dipende da pinza, abbondanza e rotazione, non dal rapporto tra le aree. Un biglietto 85 × 55 mm su SRA3 320 × 450 con pinza da 10 mm e 2 mm di abbondanza condivisa dà 21 pose con i pezzi tutti dritti e 25 se la rotazione è ammessa. Il calcolo per aree direbbe 30, e sottostimerebbe la carta.

Quanto costa l'avviamento in stampa digitale?

Ha due parti: i fogli di scarto per mettere a registro, che sono un numero fisso per macchina (8 fogli nell'esempio di questa guida), e il costo di avviamento della fase, che si paga una volta per lavoro (2,50 euro nell'esempio). Su 500 biglietti lo scarto pesa un quarto della carta: per questo non va calcolato in percentuale.

Come si calcola il costo orario di una macchina da stampa?

Si separano le voci: il costo orario della macchina (ammortamento, assistenza, energia), il costo a click se c'è un contratto per copia e la manodopera dell'operatore, a parte se la tariffa non la comprende già. I costi fissi dell'azienda si caricano invece come costo orario di struttura: costi fissi annui diviso ore produttive annue.

Che differenza c'è tra ricarico e margine?

Il ricarico si calcola sul costo, il margine sul prezzo. Un ricarico del 70% su 100 euro di costo porta il prezzo a 170 euro, e il margine è 70 su 170, cioè il 41,2%. Confonderli porta a credere di guadagnare più di quanto si guadagna davvero.

Perché lo scarto di avviamento non va messo in percentuale?

Perché la macchina spreca più o meno gli stessi fogli per andare a registro sia su 24 fogli sia su 2.400. Su 24 fogli il 3% darebbe un foglio, la realtà sono 8. Una buona regola è prendere il maggiore tra lo scarto fisso della macchina e una piccola percentuale sulla tiratura.

Inizia

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