Quanto ha reso davvero quel lavoro? Il margine reale di ogni commessa

A fine mese il fatturato c'è, ma il conto in banca non torna. Qualche lavoro non ha guadagnato, e nessuno sa dire quale: era la carta pagata più del previsto, la piegatrice che ha girato il doppio del tempo, o quei trecento pieghevoli ristampati in fretta il venerdì sera? Il margine di una commessa in tipografia si scopre di solito troppo tardi, quando il commercialista chiude l'anno, e a quel punto non serve più a correggere i prezzi.

Il punto non è sapere che si è guadagnato poco, ma su cosa si è perso, lavoro per lavoro. Qui vediamo come si legge il preventivo contro il consuntivo su tre voci, perché le ristampe vanno caricate sul lavoro che le ha causate e come Carta tiene i conti senza fogli di controllo di gestione.

Perché il margine sparisce senza che nessuno se ne accorga

• Il preventivo è l'unico numero scritto. Il prezzo e il costo stimato restano nel file del commerciale; il costo vero non viene mai messo accanto.
• Lo scostamento è uno solo. «Abbiamo sforato del 30%» non dice niente: se è stata la carta si rinegozia col fornitore, se è stata la macchina si rivede la stima dei tempi.
• Le ristampe finiscono nel nulla. Si rifà il lavoro, si consegna, e il costo della seconda tiratura non viene attribuito a nessuno. Il prodotto continua a sembrare redditizio.
• Il prezzo della carta cambia nel frattempo. Se il preventivo si ricalcola con i prezzi di oggi, il confronto perde senso.
• I tempi reali non esistono. Senza registrare inizio e fine delle fasi, la manodopera reale è una stima della stima.

Un esempio a tre voci

Esempio di calcolo con numeri inventati, per mostrare il metodo. Una commessa di 2.000 pieghevoli A4 a tre ante, venduta a 480 € imponibili. In piega una parte esce storta: si ristampano 300 pezzi per errore interno.

Letto così, il lavoro dice tre cose precise:

1. Materiale +19 €: più fogli di avviamento, o carta scaricata a un costo medio più alto di quello congelato nel preventivo. Tema da acquisti, non da reparto.
2. Macchina e manodopera +34 €: la piega ha richiesto più tempo. Se succede spesso, la stima dei tempi di quella macchina è ottimista.
3. Ristampa 58 €: da sola vale più di metà della perdita. Senza imputarla al lavoro originale, il pieghevole resterebbe un prodotto "al 45%".

Come lo risolve Carta

1. Il preventivo congela i costi. Quando il commerciale crea il preventivo dal Preventivatore, Carta salva una copia dei prezzi dei materiali, delle tariffe macchina e delle versioni delle formule usate. Se domani la carta aumenta, il preventivo di ieri resta quello che era. Una modifica dopo l'accettazione passa da Crea revisione, e l'originale resta consultabile.
2. All'accettazione nasce la commessa con i costi previsti. Ogni riga diventa un ordine di lavoro con le sue fasi e i materiali prenotati. Materiale, macchina e manodopera previsti arrivano dal preventivo, senza ricalcolare niente.
3. Il reale si compone dal reparto. Quando l'operatore completa una fase dal terminale, Carta registra il tempo effettivo, scarica i materiali consumati al costo medio di magazzino e calcola il costo della fase: tempo per tariffa oraria della macchina più tempo per il Costo orario dell'operatore, a meno che la macchina abbia attivo La tariffa oraria comprende l'operatore. Come si registrano i tempi in reparto è spiegato nella pagina sulla rilevazione dei tempi di produzione con il tablet.
4. Le ristampe tornano sul lavoro originale. Dall'elenco degli ordini di lavoro, Ristampa chiede la Motivazione (Errore interno, Errore del cliente, Difetto macchina, Materiale difettoso, Altro), la Quantità da rifare e se è Addebitabile al cliente. Se non lo è, il suo costo reale si somma al lavoro originale, e sul lavoro originale resta scritto un problema di tipo Ristampa.
5. Si legge tutto in Preventivo vs consuntivo. In Produzione › Preventivo vs consuntivo ogni lavoro ha ricavo, materiale previsto e reale, macchina prevista e reale, ore previste e reali, costo previsto e reale, scostamento e Margine reale. Sotto il costo reale compare "di cui … di ristampe". Si filtra per periodo (Ultimi 3 mesi, Anno corrente) e cliente, con Solo lavori chiusi o Anche in corso; un clic sulla riga apre il dettaglio per fase e materiale.

Preventivo vs consuntivo: ogni lavoro con le sue voci di scostamento e il margine reale.

Dal singolo lavoro ai prodotti e ai clienti

Il consuntivo risponde alla domanda "quel lavoro ha reso?". La domanda successiva è "quali prodotti e quali clienti rendono?". In Sistema › Analisi Carta mette in fila:

• Prodotti · cosa rende davvero: pezzi, ricavo, costo industriale e margine dei preventivi accettati, con la percentuale di margine accanto al fatturato. Un prodotto che fattura molto al 4% salta all'occhio.
• Clienti · chi vale: preventivi fatti, vinti, tasso di successo, ricavo e margine per cliente.
• Macchine · di quanto sforiamo: per ogni macchina, tempo previsto contro tempo reale delle lavorazioni chiuse. È la misura di quanto ci si può fidare dei preventivi su quella macchina.
• Perché si perde: i motivi dei preventivi rifiutati, con il margine chiesto sui persi accanto a quello dei vinti.

Analisi: quali prodotti e quali clienti portano margine, e su quali macchine si sfora.

Per chi è

• Titolari che vogliono sapere prima di fine anno quali lavori e clienti rendono.
• Direzione e commerciale senior, che in Carta vedono costi e margini; il commerciale base e l'operatore di reparto no.

Confronto con l'alternativa di oggi

Limiti da conoscere

• Senza timbrature non c'è consuntivo: un lavoro mai chiuso dal terminale resta a zero.
• La manodopera reale non ha una colonna propria nella tabella: il tempo dell'operatore valorizzato al suo costo orario entra nel costo reale di ogni fase insieme alla tariffa macchina. Il dettaglio fase per fase mostra tempi previsti e reali.
• Prodotti e clienti in Analisi usano il margine dei preventivi accettati, non quello consuntivato. Per il reale si usa Preventivo vs consuntivo.
• Il costo di un problema indicato quando lo si risolve resta un'annotazione e non si somma al costo reale.
• Lo scarico dei materiali avviene a costo medio: lo scarico per lotto (FIFO) non è ancora disponibile. Il magazzino è descritto nella pagina sulla gestione del magazzino carta.
• Non c'è fatturazione elettronica: Carta si ferma al ricavo pattuito nella commessa.

Se una voce sfora sempre, il problema è nel calcolo di partenza: il metodo è nella guida su come calcolare un preventivo di stampa.

Domande frequenti

Come si calcola il margine reale di una commessa?

Si parte dal ricavo pattuito con il cliente e si tolgono i costi effettivamente sostenuti: la carta e i materiali davvero consumati, il tempo reale delle macchine e quello degli operatori valorizzato al loro costo orario, più le ristampe non addebitabili al cliente. In Carta il costo reale si compone da solo quando le fasi vengono chiuse dal terminale di reparto, e la pagina Preventivo vs consuntivo mostra il margine reale accanto a quello previsto.

Che differenza c'è tra preventivo e consuntivo?

Il preventivo è la stima fatta prima di stampare: quanta carta, quanto tempo macchina, quanta manodopera e a quale prezzo. Il consuntivo è quello che è successo davvero, a lavoro finito. La differenza fra i due, voce per voce, si chiama scostamento e dice dove il preventivo era sbagliato: nella carta, nella macchina o nel tempo delle persone.

Se la carta aumenta, cambia il preventivo già fatto?

No. In Carta ogni preventivo porta con sé una copia congelata dei prezzi dei materiali, delle tariffe delle macchine e delle versioni delle formule usate per calcolarlo. Il nuovo prezzo vale dal preventivo successivo. Se il materiale scaricato per quel lavoro è costato di più, lo si vede nel consuntivo come scostamento sulla voce materiale.

Le ristampe entrano nel margine della commessa?

Sì, se non sono addebitabili al cliente. In Carta la ristampa si apre dall'ordine di lavoro con il pulsante Ristampa, indicando la motivazione e se è addebitabile. Quando non lo è, il suo costo reale si somma a quello del lavoro originale e nella pagina Preventivo vs consuntivo compare come 'di cui ristampe' sotto il costo reale.

Servono le timbrature del reparto per avere il consuntivo?

Sì. La colonna del reale non la compila nessuno a mano: si riempie quando l'operatore avvia, mette in pausa e completa le fasi dal terminale di reparto, indicando pezzi buoni e scarti. Un lavoro mai timbrato resta con il costo reale a zero, e il suo margine non è affidabile.

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