Magazzino carta in tipografia: giacenze che tornano e riordini senza doppioni

Il lavoro è in macchina, l'operatore apre l'ultima risma di patinata opaca 300 g e si accorge che i fogli non bastano. Il gestionale diceva che ce n'erano: peccato che metà fosse già destinata a un altro ordine. Intanto l'ufficio acquisti, vedendo la stessa giacenza bassa, ha mandato un ordine al fornitore che il magazzino aveva già fatto il giorno prima.

Nella gestione del magazzino carta in tipografia il problema raramente è contare i bancali. È sapere quanta carta è davvero libera, quanta è già promessa ai lavori aperti, quanta è in arrivo e chi la sta ordinando. Un foglio Excel delle giacenze o un gestionale di magazzino generico questo non lo sanno, perché non conoscono le commesse.

In Carta il magazzino è collegato al preventivo e al reparto: la carta si impegna quando nasce la commessa, si scarica quando la fase è completata, e il riordino tiene conto di tutto questo.

Perché le giacenze di carta non tornano

• La giacenza non dice cosa è libero. 3.000 fogli a scaffale non sono 3.000 fogli disponibili se 2.000 servono a lavori già confermati.
• Lo scarico si fa a memoria. I fogli consumati, scarti di avviamento compresi, vengono scritti a fine giornata, o mai.
• Il sotto scorta arriva tardi. Lo si scopre aprendo il bancale, non quando si accetta il lavoro.
• Gli ordini si doppiano. Nessuno vede cosa è già stato ordinato e non è ancora arrivato.
• L'inventario non quadra. Si conta mentre la produzione continua, e ogni carico o scarico nel frattempo sembra un ammanco.

Come lo risolve Carta, passo per passo

1. Materiali e varianti. In Magazzino › Materiali il materiale è la famiglia (carta a fogli, bobine, lastre grande formato, capi di abbigliamento, inchiostri, consumabili, finiture, imballaggi), la variante è ciò che sta a scaffale: SKU, costo d'acquisto, resa in unità base, Scorta minima, Scorta ottimale e Lead time. L'elenco mostra Giacenza, quantità Impegnata e lo stato Scorte ("ok" oppure quante varianti sono sotto scorta).
2. Magazzini e ubicazioni. In Magazzino › Magazzini si gestiscono più depositi con le loro ubicazioni. La giacenza è sempre per variante e magazzino.
3. Carico con lotto. Carico registra la merce entrata: variante, magazzino, quantità nell'unità base (fogli, metri, pezzi), costo unitario e causale, dove conviene scrivere il DDT. In Provenienza e posizione si indicano fornitore, lotto del fornitore e ubicazione: nasce un lotto tracciabile. Il costo medio si ricalcola da solo.
4. Impegno alla nascita della commessa. Quando un preventivo accettato diventa commessa con Converti in commessa, Carta prenota nel magazzino predefinito i materiali della distinta. Se il disponibile non basta, arriva la notifica Materiale insufficiente ("servono…, disponibili…") ad amministratore, magazzino, acquisti e capo produzione, con Apri il materiale; l'ordine di lavoro viene marcato come bloccato per materiale mancante. Cosa succede poi in pianificazione lo racconta la pagina sulla gestione delle commesse.
5. Scarico automatico a fine fase. Quando l'operatore completa una fase dal tablet di reparto, Carta scarica i materiali legati a quella fase, oppure quelli generici del lavoro alla prima fase di stampa o finitura. Il movimento "Consumo di produzione" usa il costo medio del momento e la prenotazione si chiude. Come l'operatore dichiara pezzi buoni e scarti è spiegato nella pagina sulla rilevazione dei tempi in reparto.
6. Registro e rettifiche. Magazzino › Movimenti è il registro di carichi, scarichi e rettifiche, in sola lettura: un errore si corregge con un movimento nuovo. Rettifica chiede la giacenza contata e una causale obbligatoria, e registra solo la differenza.

I materiali: giacenza, impegnata e segnale di sotto scorta sulla stessa riga.

Esempio: dalla commessa allo scarico (numeri di esempio)

Una variante di patinata opaca SRA3 ha giacenza 2.600 fogli, di cui 1.200 già impegnati da lavori aperti: il disponibile è 1.400. La scorta minima è 2.000, l'ottimale 5.000.

Con 250 pezzi dichiarati invece di 500, lo scarico sarebbe proporzionale: 16 fogli. Il sotto scorta qui non dipende dalla giacenza fisica, che è sopra la minima, ma dalla carta già promessa: è il caso che un foglio delle giacenze non vede.

Riordina sotto scorta e ordini fornitore

In Magazzino › Ordini fornitore, Riordina sotto scorta chiede il magazzino e prepara le bozze:

• considera ogni variante attiva con scorta minima, sommando disponibile e in arrivo;
• se la somma è sotto la minima, propone la quantità fino alla scorta ottimale, arrotondata per eccesso alla confezione e al minimo d'ordine;
• sceglie il fornitore preferito del listino fornitori o, in mancanza, il fornitore abituale del materiale;
• crea una bozza per fornitore e salta i materiali già in una bozza per lo stesso magazzino;
• avvisa se qualche SKU non ha un fornitore ("Senza fornitore in listino").

Nell'esempio sopra: 1.368 disponibili, nulla in arrivo, mancano 3.632 fogli all'ottimale; con confezioni da 500 la proposta è 4.000 fogli.

Gli ordini fornitore: le bozze del riordino aspettano l'invio.

Un ordine passa da Bozza a Inviato (la merce risulta in arrivo e la consegna prevista, se vuota, si calcola dal tempo di consegna del fornitore), poi Ricevuto in parte o Ricevuto; può essere Annullato. Se la data prevista è passata, l'ordine compare in ritardo. Ricevi merce propone le quantità mancanti; si correggono con quanto arrivato, si indicano lotto del fornitore e ubicazione, e ogni riga diventa un carico.

Inventario con fotografia

In Magazzino › Inventari, Apri inventario fotografa la giacenza del magazzino: è il teorico. Nella tabella Conta si scrive il contato riga per riga, con differenza e valore della differenza calcolati subito; il filtro Da contare mostra ciò che manca e Aggiungi materiale inserisce ciò che si trova fuori elenco. Chiudi e rettifica, riservato a chi ha il permesso di chiudere un inventario, registra solo le differenze. I movimenti avvenuti durante la conta non diventano ammanchi e le righe non contate restano come sono.

Per chi è

• Titolari, che vogliono sapere quanta carta è ferma, quanta è promessa e quanto vale il magazzino.
• Magazzino e acquisti, che preparano gli ordini senza doppioni e ricevono la merce con il lotto.
• Capo produzione, che sa prima di pianificare se un lavoro ha la carta.

Confronto con le alternative di oggi

Limiti da conoscere

• Niente FIFO per lotto. I lotti si registrano al carico, ma lo scarico valorizza a costo medio e non sceglie il lotto.
• Il sotto scorta non manda avvisi da solo. La notifica parte quando una commessa non trova materiale sufficiente; per il resto si usano il filtro Solo sotto scorta e il riordino.
• Invia non spedisce l'ordine. Segna l'ordine come inviato e la merce come in arrivo, ma l'ordine al fornitore lo mandate voi: Carta oggi non genera PDF né email dell'ordine.
• Niente lettore barcode e niente import CSV, per ora: le giacenze iniziali si caricano con Carico o con un inventario.

Domande frequenti

La carta viene impegnata quando il cliente accetta il preventivo?

Quando il preventivo accettato viene convertito in commessa. In quel momento Carta prenota a magazzino i materiali della distinta: restano in giacenza ma non sono più disponibili per altri lavori. Se non bastano, chi gestisce magazzino, acquisti e produzione riceve l'avviso Materiale insufficiente.

Quando viene scaricata la carta consumata?

Quando l'operatore completa dal terminale di reparto la fase che la consuma. Lo scarico è proporzionale ai pezzi dichiarati, buoni più scarti, rispetto alla quantità prevista, ed è valorizzato al costo medio del momento. Nessuno deve scrivere a mano i fogli usati.

Come si calcola quando una carta è sotto scorta?

Una variante è sotto scorta quando la quantità disponibile, cioè la giacenza meno la parte impegnata dai lavori aperti, scende sotto la scorta minima indicata sulla variante. Nell'elenco materiali compare il segnale sotto scorta e il filtro Solo sotto scorta mostra solo quei casi.

Il riordino automatico rischia di ordinare due volte la stessa carta?

No. Riordina sotto scorta conta anche la merce già ordinata e in arrivo e salta i materiali che sono già in una bozza per lo stesso magazzino. Propone le quantità fino alla scorta ottimale, arrotondate alla confezione, e non invia nulla: l'ordine parte solo quando qualcuno preme Invia.

Come si fa l'inventario di fine anno senza fermare la produzione?

Con Apri inventario Carta fotografa la giacenza teorica del magazzino. Si scrive la quantità contata riga per riga e Chiudi e rettifica registra solo le differenze. Il confronto è con la fotografia dell'apertura, quindi carichi e scarichi durante la conta non diventano ammanchi, e le righe non contate restano come sono.

Inizia

Se volete vedere come la carta impegnata cambia il sotto scorta con i vostri materiali e i vostri fornitori, partiamo da una demo guidata. Il costo della carta consumata finisce poi nel consuntivo della commessa: lo spieghiamo nella pagina sul margine reale della commessa. Le altre sono in tutte le guide.

Richiedi una demo